Компанияларға арналған жауап беру машинасы

Кез-келген компания үшін клиенттік аудитория арасында жағымды имиджді қалыптастыру маңызды, және байланыс нөміріне қоңырау шалу кезінде дауыстық сәлемдесу маңызды рөл атқарады, өйткені брендпен немесе өніммен тікелей танысу жиі басталады. Компания үшін жауап беру машинасын жазу "өз хабарламаңызды қалдырыңыз" деген танымал пікірге қарамастан, бұл құралдың көптеген пайдалы мүмкіндіктері бар. Біз компаниялар үшін телефондық жауап беру құрылғысын пайдалану туралы егжей-тегжейлі айтып береміз: ол қандай тапсырмаларды орындайды, мәтін қалай жазылады және бизнестің дамуына қалай көмектеседі.

Бизнестің жауап беру машинасын пайдалану нұсқалары

Автоматты жауап беру құрылғысын пайдаланудың ең көп тараған нұсқасы телефон емес – кіріс жәшігіне жауап беру мүмкіндігі болмаса, тұтынушыларға хабарламаларды жазу. Бұл жұмыс кестесі туралы ақпараттық хабарлама да, клиенттің сұрауы бойынша кіріс қоңырауды алу үшін автоматты жауап берушіге дауыстық хабарлама жазу мүмкіндігі де болуы мүмкін.

Бұл өңделмеген өтінімдердің санын азайтудың тиімді құралы. Егер клиент сағаттан кейін қоңырау шалса немесе желі шамадан тыс жүктелсе, онда өтініш тіркеледі, оны кейіннен өңдеуге болады. Дегенмен, пайдалану мүмкіндіктері тек негізгі функция болып табылады.

Сіз IVR мәзірін автоматты жауап берушіге орната аласыз, бұл клиенттерге қызмет көрсету мүмкіндіктерін едәуір кеңейтіп қана қоймай, қолдау операторларына немесе сату менеджерлеріне жүктемені жеңілдетеді. Көп деңгейлі дауыстық мәзір менеджерді қоспай-ақ, көптеген негізгі мәселелер бойынша ақпарат алуға мүмкіндік береді: тапсырыс күйін, жеткізу шарттары мен құнын, төлем опцияларын және басқаларын нақтылау.

Көптеген компаниялар жауап беру машинасы үшін AI ботын таңдайды. Бұл құрал IVR-ді қолдану арқылы қайталанады, бірақ сонымен бірге икемді конфигурация жүйесі бар. Егер IVR-де кез-келген мәзір хабарламасын алдын-ала жазу керек болса, онда AI-ботты пайдаланып, оны білім базасына қосып, деректермен жұмыс істеуге үйрету жеткілікті. Сөйлеуді талдау негізінде бот клиенттің сұрағын таниды және сөйлеу синтезі арқылы жауап береді, оны ақпараттық базада табады.

Автоматты жауап беру құрылғысын компанияның кез келген телефон нөміріне қосуға болады. Алайда, егер көптеген өтініштер өңделсе және олар бір уақытта келуі мүмкін болса, онда көп арналы нөмірді пайдалану міндетті шарт болып табылады. Бұл жағдайда, егер сізде қызметкерлер саны шектеулі болса да, бір уақытта көптеген клиенттерге қызмет көрсетуге болады – олардың кейбіреулері жауапты мәзір арқылы өз бетінше таба алады немесе жай ғана өз хабарламаларын жазып алады, қалғандары жауап таба алмаса, менеджерлерге ауысады немесе клиент кеңесшімен сөйлесуді қалайды.

Жауап беру машинасының жұмысының ерекшелігі-қызметкерді тартпай-ақ кіріс қоңырауларды тиімді таратуға болады. IVR немесе бот бойынша жауап беру машинасы арқылы қоңырау шалушы өтініш тақырыбын таңдай алады, қызметкерлер немесе бөлімдер арасында ауысуды қосымша күтпестен, өз мәселесінде тезірек көмек алу үшін компанияның қажетті бөлімі. Бұл тек сату мен қызмет көрсетуде ғана емес, кез-келген саладағы компаниялар үшін де жұмыс істейді.

Жауап беру машинасын пайдаланудың артықшылығы және оны кәсіпорынның бағдарламалық жасақтамасымен біріктіруге болады. Мысалы, егер компания клиенті қоңырау шалса, онда жүйе автоматты түрде CRM-ге кіріс қоңырауды тіркейді. Қоңырауға жауап беру кезінде өтініштің тақырыбы жазылады, ал қоңырауды қызметкерге аударған жағдайда менеджер клиент бойынша деректерді көреді, бұл қызмет көрсету процесін едәуір жылдамдатады.

Жауап беру машинасының қай түрін таңдау керек?

Қолданылатын жауап беру машинасының түрін таңдау тек қандай тапсырмаларды шешуге көмектесетініне байланысты. Сонымен, егер сізге жұмыс уақытынан тыс уақытта немесе демалыс күндері компанияның жұмыс кестесі туралы қоңырау шалу үшін жұмыс кестесі туралы хабарлау міндеті қойылса, онда стандартты жауап беру машинасын пайдалану жеткілікті.

Алайда, бұл жағдайда да клиенттік аудиториямен тиімді қарым-қатынас орнатуға мүмкіндік бар. Сонымен, клиент өз сұрағын белгілей отырып, жұмыс уақытында қызметкерге хабарласу үшін дауысты қалдыра алады.

IVR немесе ботты клиенттердің белгілі бір өтініштерін қызметкерді тартпай-ақ шешуге болатын жағдайда қолданған жөн. Бұл жағдайда, тіпті сағаттан кейін де, қоңырау шалушы қажетті ақпаратты ала алады.

AI ботын пайдалану тиімді, өйткені тұтынушылардың өзіне-өзі қызмет көрсету сценарийлерін қолдануға болады. Алайда, орнату, оқыту және енгізу тек қаражатты ғана емес, уақытты да қажет ететінін ұмытпаңыз. Тиісті дайындық пен тестілеусіз тиімді құрал дұрыс жұмыс істемеуі мүмкін, бұл компанияның нарықтағы қабылдауына және клиенттердің оған деген адалдық деңгейіне теріс әсер етеді.

Жауап беру машинасына арналған мәтіндер-нені білу маңызды?

Жауап беру машинасын пайдаланудың кез – келген сценарийі-бұл компанияның дауысы ғана емес, сонымен қатар қоңырау шалған кезде клиент немесе серіктес еститін мәтін. Сондықтан сіздің бизнесіңізді дамыту үшін жұмыс істейтін тиімді мәтіннің өлшемдерін ескерген жөн.

Біз негізгілерін бөліп көрсетеміз:

• Жауап беру машинасына арналған мәтін қысқа және құлаққа оңай болуы керек – сәлемдесу және дауыстық мәзір.
• Сәлемдесу қысқа болуы керек және негізгі талапқа сай болуы керек. - клиент оның қайда кеткенін бірден түсінуі керек, өйткені егер компания аталмаса, онда бұл жауап беру машинасы үшін жауап беру машинасы болады.
• Жауап беру машинасының жазбасы интрузивті жарнамасыз болуы керек-клиент компанияға қоңырау шалды, сондықтан оның уақытын артық ақпаратпен алмаңыз.

Жекелендіру мүмкіндігін бөлек атап өткен жөн. Егер жүйе телефон нөмірі бойынша Клиентті анықтаса, онда аты бойынша сәлемдесу өтініштің құнын арттырады.

Жауап беру машинасының дауысы

Жауап беру машинасын жазу үшін үш негізгі нұсқаны қолдануға болады. Таңдау қоңырауларды автоматты түрде қабылдау және тарату жүйесі шешуге арналған мақсатқа байланысты.

• Өзін – өзі жазу-директор да, кез-келген қызметкер де компанияның дауысы бола алады;
• Кәсіби дикторды тарта отырып жазу;
• Сөйлеуді синтездеу бағдарламасын қолдану.

Осы нұсқалардың әрқайсысының пайдалану ережелері бар. Сонымен, егер сіз жазбаны өзіңіз жасасаңыз, онда сауатты сөйлеу мен жақсы дикцияны ғана емес, сонымен қатар сапалы жазбаны орындау мүмкіндігін де ескеру қажет. Жауап беру машинасына жазу Сіздің компанияңыздың дауысы болады және ол таза, қатесіз, екпінсіз, диалектісіз естілуі керек.

Өзін-өзі басқаратын және кәсіби жазу стандартты сәлемдесу немесе IVR мәзірін жазу кезінде орынды болады. Қосымша мәтінді жазу қажет болуы мүмкін екенін ескеріңіз және басқа дауысты пайдалану ұсынылмайды — бүкіл мәзірді толығымен қайта жазған дұрыс.

Сөйлеуді синтездеу бағдарламаларын қолдану IVR дауыстық жазуда оңтайлы ғана емес, сонымен қатар AI боты қолданылған жағдайда да қажет. Жазбадағы дауыс тек табиғи ғана емес, сонымен қатар мәтіннің екпіні мен интонациялық жүктемесін дұрыс орналастыруы үшін ПО таңдауына жауапкершілікпен қарау керек. Өйткені, "сізді... компаниясы қарсы алады" және "қазіргі уақытта барлық операторлар бос емес" деген тіркестер интонациялық түрде әр түрлі болуы керек.

Компания үшін жауап беру машинасы-ең бастысы

Клиенттік аудиториямен өзара әрекеттесу кезінде бірқатар мәселелерді шешу автоматты жауап беру құрылғысын қосуға мүмкіндік береді. Бұл қысқа сәлемдесу, жұмыс уақытынан тыс уақытта хабарлау және негізгі мәселелер бойынша клиенттерге өзін-өзі қызмет көрсету мүмкіндігі болуы мүмкін.

Жауап беру машинасын корпоративті бағдарламаларға қосу мүмкіндігі жекелендіруге ғана емес, сонымен қатар қосымшаны кеңейтуге мүмкіндік береді. Сонымен, жүйе Тапсырыс күйі туралы автоматты түрде хабарлай алады. Кеңейтілген пайдалану үшін IVR мәзірін жазуды да, ботты білім қорына қосуды да қолдануға болады.

Таңдалған қолданбаға қарамастан, сапалы орындау маңызды. Сауатты құрастырылған және қысқа Мәтін, жоғары сапалы жазба. Автоматты жауап беру құрылғысы сіздің компанияңыздың дауысына айналады-бұл клиенттер немесе серіктестер сізге телефон режимінде хабарласқан кезде еститін бірінші нәрсе.