Автоответчик для компаний

Для любой компании важно формирование позитивного имиджа среди клиентской аудитории, и немаловажную роль в этом играет голосовое приветствие при звонке на контактный номер, ведь именно с него часто начинается непосредственное знакомство с брендом или продуктом. Вопреки распространенному мнению, что запись автоответчика для компании – это “оставьте свое сообщение”, этот инструмент имеет гораздо больше полезных функций. Рассказываем детально про использование телефонного автоответчика для компаний: какие выполняет задачи, как производится запись текста, и как помогает в развитии бизнеса.

Варианты использования бизнесом автоответчика

Самый распространенный вариант использования автоответчика не телефон – запись сообщений для клиентов, если нет возможности ответить на входящий. Это может быть как информационное сообщение о графике работы, так и возможность для клиента записать голосовое сообщение на автоответчик, чтобы получить в ответ входящий звонок по своему запросу.

Это эффективный инструмент, позволяющий свести к минимуму количество необработанных заявок. Если клиент звонит в нерабочее время, или линия перегружена, то фиксируется обращение, которое можно обработать в последующем. Однако возможности использования только базовой функцией.

Можно установить на автоответчик IVR-меню, что позволит не только существенно расширить возможности обслуживания клиентов, но и снимает нагрузку на операторов поддержки или менеджеров продаж. Многоуровневое голосовое меню дает возможность без подключения менеджера, получать информацию по многим основным вопросам: уточнить статус заказа, условия доставки и стоимость, варианты оплаты, и многие другие.

Все больше компаний выбирают ИИ-бот для автоответчика. Этот инструмент перекликается по использованию с IVR, но и имеет более гибкую систему настройки. Если в IVR любое сообщение меню нужно предварительно записать, то с помощью AI-бота достаточно подключить его к базе знаний, и обучить работе с данными. На основе анализа речи, бот распознает вопрос клиента, и с помощью синтеза речи озвучивает ответ, находя его в информационной базе.

Автоответчик доступно подключить на любой телефонный номер компании. Однако если обрабатывается большое количество обращений, и они могут поступать одновременно, то обязательным условием является использование многоканального номера. В этом случае, даже если у вас ограниченное число сотрудников, можно одновременно обслуживать больше клиентов – часть из них смогут найти ответ самостоятельно через меню, или просто записав свое сообщение, остальные будут переведены на менеджеров, если не получается найти ответ, или клиент предпочитает общение с консультантом.

Особенность того, как работает автоответчик, заключается и в том, что можно эффективно распределять поступающие звонки, без привлечения сотрудника. Через автоответчик по IVR или бота, звонящий может выбрать тематику обращения, нужный отдел компании, чтобы быстрее получить помощь в своем вопросе, без необходимости дополнительного ожидания переключения между сотрудниками или отделами. Это работает не только в продажах и обслуживании, а для компаний любой сферы.

Преимущество использования автоответчика и в том, что его доступно интегрировать с корпоративным программным обеспечением. Для примера, если звонит клиент компании, то система автоматически по номеру фиксирует поступающий звонок в CRM. При ответе на звонок фиксируется тематика обращения, а в случае перевода звонка на сотрудника, менеджер видит данные по клиенту, что значительно ускоряет процесс обслуживания.

Какой тип автоответчика выбрать?

Выбор типа используемого автоответчика зависит только от того, какие задачи он помогает решать. Так, если поставлена задача информирования о графике работы для звонков в нерабочее время или выходные о графике работы компании, то достаточно использовать стандартный автоответчик.

Однако даже в этом случае, есть возможность наладить более эффективное взаимодействие с клиентской аудиторией. Так, клиент может оставить голосовое, чтобы с ним связался сотрудник в рабочее время, обозначив свой вопрос.

IVR или бот предпочтительно использовать в ситуации, если определенные обращения клиентов можно решить даже без привлечения сотрудника. В этом случае, даже в нерабочее время, звонящий сможет получить нужную информацию.

Использование AI-бота эффективно в том, что можно использовать множество сценариев самообслуживания клиентов. Однако не стоит забывать, что настройка, обучение и внедрение, требуют не только средств, но и времени. Без должного обучения и тестирования, эффективный инструмент может работать некорректно, что негативно отразится на восприятии компании на рынке, и уровне лояльности к ней со стороны клиентов.

Тексты для автоответчика – что важно знать?

Абсолютно любой сценарий использования автоответчика – это не только голос компании, но и текст, который слышит клиент или партнер при звонке. Поэтому стоит учитывать критерии эффективного текста, работающего на развитие вашего бизнеса.

Выделим основные:

• Текст для автоответчика должен быть лаконичным и легким для восприятия на слух – как приветствие, так и голосовое меню.
• Приветствие должно быть кратким, и отвечать главному требованию. – клиент должен сразу понимать – куда он попал, ведь если не названа компания, то это будет автоответчик ради автоответчика.
• Запись автоответчика должна быть без навязчивой рекламы – клиент уже позвонил в компанию, поэтому не стоит занимать его время лишней информацией.

Отдельно стоит упомянуть возможность персонализации. Если система по номеру телефона определяет клиента, то приветствие по имени повышает ценность обращения.

Голос автоответчика

Для записи автоответчика можно использовать три основных варианта. Выбор зависит от поставленной цели, решать которые призвана система автоматического приема и распределения звонков.

• Самостоятельная запись – голосом компании может быть как директор, так и любой из сотрудников;
• Запись с привлечением профессионального диктора;
• Использование программы для синтеза речи.

Каждый из этих вариантов, имеет свои правила использования. Так, если самостоятельно выполняете запись, то важно учитывать не только грамотную речь и хорошую дикцию, но и возможности выполнить качественную запись. Запись на автоответчик станет голосом вашей компании, и она должна звучать чисто, без ошибок, акцента, диалекта.

Самостоятельная и профессиональная запись будет оправданной при записи стандартного приветствия или меню IVR. Учитывайте, что может потребоваться запись дополнительного текста, и не рекомендуется использовать другой голос — лучше полностью переписать все меню.

Использование программ для синтеза речи не только оптимально при записи голосового IVR, но и незаменимо, если используется AI-бот. К выбору ПО стоит отнестись ответственно, чтобы голос на записи был не только естественным, но и правильно расставляет ударения и интонационная нагрузка текста. Ведь согласитесь, что фразы “Вас приветствует компания…” и “В настоящее время все операторы заняты” – должны интонационно звучать по-разному.

Автоответчик для компании – главное

Решить ряд вопросов при взаимодействии с клиентской аудиторией, позволяет подключение автоответчика. Это может быть как краткое приветствие, информирование в нерабочее время, так и возможность самообслуживания для клиентов по основным вопросам.

Возможность подключения автоответчика к корпоративным программам, позволяет не только персонализировать, но и расширить применение. Так, система может автоматически информировать о статусе заказа. Для расширенного использования, можно использовать как запись IVR-меню, так и подключение бота к базе знаний.

Независимо от выбранного варианта применения, важно качественное исполнение. Грамотно составленный и краткий текст, высокое качество записи. Автоответчик становится голосовом вашей компании – это первое, что слышат клиенты или партнеры при обращении к вам в телефонном режиме.